Privacyverklaring
Remonstrantse Gemeente Groningen
Over deze privacyverklaring
Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens.
Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking
binnen de Remonstrantse Broederschap en de Remonstrantse Gemeente Groningen. Betrokkenen
kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring
beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van zijn of haar
persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon bij de kerk/gemeente is.
Waar in deze verklaring gemakshalve verwezen wordt naar een ledenlijst, is dat van toepassing op
zowel papieren als digitale weergaven en is dit naast een traditionele lijst ook van toepassing op
een ‘adresboek’, of een verzameling van leden met een functie, zoals een overzicht van
kerkenraadsleden, collectanten, (gast-)predikanten, leden van kringen en werkgroepen en/of
commissies, cursusdeelnemers, kostersdiensten, verjaardagslijsten en elk ander overzicht met
namen (en contactgegevens zoals adressen).
Over de Remonstrantse Broederschap en de Remonstrantse Gemeente Groningen
De organisatie van de Remonstrantse Broederschap en de Remonstrantse Gemeente Groningen is
gebonden aan specifieke (kerkelijke) regels, zoals omschreven in de Kerkorde en het Huishoudelijk
Reglement van de Remonstrantse Gemeente Groningen. Deze regels werken ook door in de
privacybescherming. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geeft ruimte aan de
kerken om conform hun eigen kerkelijke regels gegevens te verwerken.
De Remonstrantse Gemeente Groningen is lid van de Remonstrantse Broederschap en bezit een
eigen rechtspersoonlijkheid.
Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens
U heeft recht op een zorgvuldige en rechtmatige wijze van omgaan met uw persoonsgegevens.
Daarom zorgt de gemeente/kerkenraad ervoor dat uw privacyrechten en gegevensbescherming op
orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. Binnen de
gemeente is een ieder die op basis van zijn of haar functie gegevens ontvangt op grond van het
reglement tot geheimhouding verplicht. Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met
persoonsgegevens heeft de gemeente diverse beleidsmatige maatregelen getroffen.
Deze staan in Bijlage 1 onderaan dit document.
Uw rechten, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens van de gemeente
Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en
organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacyregels te voldoen heeft de
gemeente de coördinatie van die waarborgen gelegd bij een kerkenraadslid die dat in zijn of haar
takenpakket heeft. Om in contact te treden of een verzoek conform de AVG en de Uitvoeringswet
AVG te doen kunt u contact opnemen met de betreffende persoon of met degene die de
ledenadministratie verzorgt. Van laatstgenoemde persoon staat zijn of haar naam vermeld op onze
website en in het colofon van ons gemeenteblad Gemeenteleven dat maandelijks wordt
uitgegeven.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening
Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:
1. Het recht op dataportabiliteit
Het recht om uw eigen persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van
toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal
gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of te verstrekken aan een andere
partij;
2. Het recht op vergetelheid
Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving uit de kerk is mogelijk en de
gemeente moet voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden voor zover de
belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich daartegen niet
verzetten;
3. Het recht op inzage
Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien;
4. Het recht op rectificatie en aanvulling
Het recht om de persoonsgegevens van u die worden verwerkt te wijzigen.
Gegevens kunnen worden gewijzigd indien men van mening is dat deze niet
kloppen en voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich
daartegen niet verzetten;
5. Het recht op beperking van verwerking:
Het recht om minder gegevens te laten verwerken;
6. Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering,
oftewel, het recht op een menselijke blik bij besluiten. Bij besluiten gaat het om
besluitvorming die rechtsgevolgen hebben of de betrokkene in zijn/haar
aanmerkelijk belang treffen. U krijgt bijvoorbeeld alleen een brief van de kerk als een
persoon daarbij heeft besloten u de brief te sturen, niet omdat een
computersysteem u een automatisch bericht stuurt;
7. Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking;
8. Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Voor een verzoek met betrekking tot een van de bovenstaande rechten neemt u contact op met de
Remonstrantse Gemeente Groningen. De Remonstrantse Gemeente Groningen zal vervolgens uw
verzoek behandelen. De Remonstrantse Gemeente Groningen zal eerst moeten vaststellen of u
daadwerkelijk bent wie u zegt dat u bent en of het recht waarop u zich beroept wel van toepassing
is. Indien dat zo is heeft de Remonstrantse Gemeente Groningen een maand vanaf uw verzoek om
aan uw verzoek te voldoen, tenzij de omstandigheden nopen tot een verlenging van de termijn tot
maximaal drie maanden. Bij een dergelijke verlenging zult u een met redenen omklede verklaring
daarover krijgen. De Remonstrantse Gemeente Groningen zal vervolgens zo goed mogelijk aan uw
verzoek voldoen. Bij het voldoen aan uw verzoek moet de Remonstrantse Gemeente Groningen
rekening houden met de privacyrechten van anderen en het gerechtvaardigd belang en de
gerechtvaardigde activiteiten van de kerk. Voor uitschrijving als lid van de Remonstrantse
Gemeente Groningen is vereist dat men een uitdrukkelijk verzoek daartoe richt aan de kerkenraad.
Verwerkingen vanwege de algemene organisatie en ledenadministratie
Algemene organisatorische situatie
Binnen de Remonstrantse Gemeente Groningen vinden verwerkingen van gegevens plaats die te
maken hebben met de algemene organisatie (bijvoorbeeld de kerkorde, de algemene
vergaderingen en vergaderingen van de kerkenraad) en de ledenadministratie. Verder worden er
allerlei persoonsgegevens verwerkt en gebruikt die te maken hebben met het ’gemeente-zijn’.
De ledenadministratie
De Remonstrantse Gemeente Groningen maakt gebruik van een ledenadministratie. Daarbij maakt
zij gebruik van een landelijk systeem voor gegevensopslag, genaamd Scipio. In dit systeem worden
de volgende gegevens van leden, vrienden en belangstellenden geregistreerd:
naam en voornamen c.q. roepnaam
straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats
geboortedatum en -plaats
geslacht
burgerlijke staat
mailadres
telefoonnummer
Daarnaast – voor zover beschikbaar en/of overlegd – de volgende kerkelijke gegevens van leden en
vrienden:
doopdatum, -plaats en doopgezindte
belijdenisdatum, -plaats en belijdenisgezindte
inschrijfdatum zijnde lid of vriend
uitschrijfdatum met betrekking tot einde lidmaatschap
datum van overgang naar een andere gemeente
huwelijksdatum
datum van overlijden
verhuisdatum
indeling in kring of sectie
de verspreidingsgroep voor Gemeenteleven
Verwerkingen vanwege het plaatselijk leven en werken van de kerk
De Remonstrantse Gemeente Groningen verwerkt in het kader van haar ’gemeente-zijn’ diverse
persoonsgegevens. Zij doet dit op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar
gerechtvaardigd belang.
1. Er wordt 10 x per jaar het blad Gemeenteleven verstuurd naar leden en vrienden
van de gemeente, dan wel personen of instanties met wie de gemeente regelmatig
contact onderhoudt, om betrokkenen op de hoogte te brengen, c.q. te houden van de
activiteiten van de gemeente. Hierbij worden de naam en/of voorletters en adres van
betrokkenen gebruikt.
2. Er worden nieuwsbrieven (al dan niet elektronisch) verstuurd naar leden en vrienden dan
wel personen of instanties met wie de gemeente regelmatig contact onderhoudt om
betrokkenen op de hoogte te brengen, c.q. te houden van de activiteiten van de gemeente.
Hierbij worden de naam en/of voorletters en adres c.q. het e-mailadres van betrokkenen
gebruikt.
3. a. Er worden in Gemeenteleven namen van leden of vrienden vermeld, die verhuisd zijn,
een bloemengroet krijgen, dan wel anderszins gebeurtenissen hebben doorgemaakt
waarover de kerkenraad melding wil maken. Voor het vermelden van deze gegevens heeft
de kerkenraad toestemming gekregen van betrokkenen. De toestemming zal worden
verkregen (of is reeds verkregen) door ondertekening van een toestemmingsformulier dat
hiertoe is opgesteld en dat door alle leden en vrienden is ontvangen en
beantwoord/ondertekend is geretourneerd.
b. Voor het publiceren van een gewijzigd e-mailadres in Gemeenteleven zal de
ledenadministrateur de betrokkene om toestemming vragen alvorens deze wijziging door te
geven aan de redactie van Gemeenteleven.
4. Er zal een ledenlijst worden opgesteld waarin alle leden en vrienden zijn opgenomen van
de Remonstrantse Gemeente Groningen. Daarnaast komt er een lijst voor degenen die
bezwaar hebben tegen het verstrekken van gegevens zoals hiervoor omschreven.
5. Op deze ledenlijst staan de volgende gegevens:
– naam en voornaam
– straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats
– geboortedatum
– geslacht
– e-mailadres
– telefoonnummer
– sectie/kring waarin men is ingedeeld
6. De ledenlijst wordt alleen verspreid onder leden van de kerkenraad en personen die
vanwege hun speciale taak binnen de gemeente daarover dienen te beschikken,
bijvoorbeeld degene die de bloemengroet verzorgt.
7. Er worden lijsten samengesteld van de verschillende kringen. De contactpersonen voor die
betreffende kring krijgen een exemplaar van hun kringlijst. De voorzitter en de secretaris
van de contactpersonen krijgen alle kringlijsten.
8. Tijdens een kerkdienst worden in gebed of anderszins namen van leden en/of vrienden van
de gemeente genoemd. De kerkdienst is alleen in de kerk te volgen. De gemeente verzamelt
deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar
gerechtvaardigd belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar
omzien en hen op te dragen aan God.
9. Er worden geen opnames van kerkdiensten gepubliceerd.
10. Bij bijzondere diensten (rouw-, trouw-, doop- en belijdenisdiensten) zijn met de direct
betrokkenen afspraken gemaakt over het in beeld brengen en de verwerking van die
registratie.
11. Bij bezoekers van onze website worden geen cookies geplaatst.
12. Er worden geen gegevens verzameld via de website.
13. Op onze website en in ons blad Gemeenteleven staan de namen van functionarissen van de
kerk genoemd met naam en kerkelijk ambt. De gemeente verwerkt deze gegevens op basis
van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de
gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.
14. Van een beperkt aantal kerkdiensten, meestal op bijzondere dagen, wordt verslag gedaan in
het blad Gemeenteleven. Daarbij worden foto’s geplaatst van gebeurtenissen in deze
diensten. Op deze foto’s zijn leden en vrienden van onze gemeente soms herkenbaar in
beeld. Van bezoekers – niet zijnde leden of vrienden – worden geen foto’s geplaatst waarin
zij herkenbaar in beeld zijn, tenzij aan hen speciaal hiertoe toestemming is gevraagd.
15. Op onze website staan geen foto’s van bezoekers (zijnde geen leden of vrienden van de
Remonstrantse Gemeente Groningen) van kerkdiensten en andere door de gemeente
georganiseerde activiteiten, tenzij deze personen, bij navraag, expliciet hebben aangegeven
daar geen bezwaar tegen te hebben.
16. Gemeenteleden en belangstellenden worden aangeschreven voor het
doen van een financiële bijdrage of toezegging. Hierbij wordt gebruik
gemaakt van:
– naam en voornaam c.q. voorletters
– straatnaam en huisnummer
– postcode en woonplaats
Om voldoende financiën te verkrijgen verzoekt de Remonstrantse Gemeente
Groningen haar leden en vrienden op basis van haar gerechtvaardigde
activiteiten en haar gerechtvaardigd belang om een financiële bijdrage.
17. Via de kerkenraad of via de persoon die belast is met de ledenadministratie
kunnen leden of vrienden van de kerk contact opnemen in
verband met de verwerking van persoons-/contactgegevens.
18. Verslagen in het kader van pastorale taken door kerkenraadsleden of contactpersonen
zijn strikt persoonlijk en geheim.
19. De Remonstrantse Gemeente Groningen gebruikt geen vast opgestelde
camera’s in en rond het gebouw.
Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Gegevens van leden en vrienden
worden in ieder geval zolang zij lid of vriend zijn bewaard. Bij uitschrijving is de bewaartermijn van
de gegevens twee jaar alvorens deze naar een historisch archief gaan. Soms gelden er wettelijk
langere bewaartermijnen.
Doorgifte aan anderen
De Remonstrantse Gemeente Groningen geeft alleen gegevens van haar leden door aan anderen
of derden als dat nodig is voor de uitoefening van haar taken. Daarbij kan gedacht worden aan:
overkoepelende organisaties en instellingen, bijvoorbeeld het Landelijk Bureau van de
Remonstranten
administratiekantoren
bedrijven voor de verzorging van post en/of e-mails
internetdiensten (bijvoorbeeld cloud-opslag)
Bijlage 1:
1. Gegevens worden niet verstrekt aan landen buiten de EU of bedrijven die niet vallen onder
een land met een adequaat beschermingsniveau.
2. De Remonstrantse Gemeente Groningen heeft een lid van de kerkenraad aangewezen als
coördinator gegevens bescherming.
3. De kerkenraad evalueert jaarlijks het privacy-beleid (inclusief het privacy-statement).
4. Alle vrijwilligers/ambtsdragers/functionarissen van de Remonstrantse Gemeente Groningen
krijgen een bericht over het privacybeleid van de gemeente, met toezending van de
privacyverklaring bij intreding in de positie/functie/het ambt.
5. De leden en vrienden van de gemeente worden op de hoogte gehouden over het
privacybeleid van de gemeente met toezending – eenmalig – van de privacyverklaring.
6. De bezoekers en belangstellenden van de gemeente worden op de hoogte gehouden over
het privacybeleid van de gemeente met toezending van de privacyverklaring, indien
daarom wordt gevraagd.
7. Binnen de gemeente is de afspraak dat vertrouwelijke gesprekken plaatsvinden in een
afgezonderde ruimte.
8. De Remonstrantse Gemeente Groningen beveiligt gegevens zowel op de computer door
middel van een wachtwoord als in de kast door een slot op de kast en voor de ruimte
waarin de kast met gegevens staat.
9. Bij verspreiding van ledenlijsten of delen daarvan wordt aan de ontvanger gevraagd de
oude lijsten te vernietigen, c.q. te wissen op de computer.
10. De ledenadministrateur houdt een logboek ’verwerkingen’ bij.